A necessidade de reduzir custos, a especialização insuficiente dos recursos humanos e a frequência de atrasos no pagamento podem levar uma empresa ou organização a ponderar a externalização da cobrança dos seus créditos.
Existem no mercado diversas empresas que prestam serviços de cobrança extrajudicial, frequentemente mediante remuneração associada aos montantes recuperados. No entanto, a escolha não deve assentar apenas no valor da comissão. Importa verificar se a empresa pode exercer legalmente a atividade, quais os poderes que lhe são conferidos e de que forma são protegidos os interesses do credor e dos devedores.
Regulamentação da atividade de recuperação de crédito
Durante vários anos, a atividade das empresas de cobrança de créditos desenvolveu-se num quadro jurídico pouco claro, sobretudo porque a negociação destinada à cobrança de créditos era tradicionalmente considerada um ato próprio dos advogados e dos solicitadores. Esse enquadramento foi substancialmente alterado em 2024.
Atualmente, a negociação tendente à cobrança de créditos pode ser exercida por sociedades comerciais cujo objeto exclusivo seja essa atividade. No entanto, essas sociedades devem ter um advogado ou solicitador, com inscrição profissional em vigor, responsável pela supervisão da atividade e pela observância das disposições legais, dos deveres de sigilo e das regras relativas aos conflitos de interesses. Devem ainda dispor, designadamente, de um código de conduta e de um seguro de responsabilidade civil profissional, estando também sujeitas, com as necessárias adaptações, ao regime de prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo.
O que pode fazer uma empresa de cobranças?
Uma sociedade que cumpra os requisitos legais pode contactar o devedor, apresentar os elementos essenciais do crédito e negociar as condições do respetivo pagamento. Pode, nomeadamente: propor ou negociar um plano de pagamento, negociar o pagamento faseado da dívida, transmitir propostas entre o credor e o devedor, acompanhar o cumprimento dos acordos celebrados, receber quantias destinadas ao pagamento dos créditos do seu cliente.
Quanto a este último aspeto, a possibilidade de receber pagamentos encontra-se, porém, sujeita a regras específicas. Os valores recebidos devem ser depositados numa conta separada, denominada «conta clientes», e não podem ser confundidos com os fundos próprios da sociedade. A empresa deve, ainda, manter registos completos das operações realizadas, distinguir os valores recebidos dos restantes montantes que detenha e disponibilizar esses registos ao cliente. Os fundos devem ser entregues ao credor a seu pedido ou nas condições previamente acordadas.
Quais são os limites da atuação de uma empresa de cobranças?
Uma empresa de cobrança de créditos não substitui um advogado quando se torna necessário recorrer aos tribunais. O exercício do mandato forense continua reservado aos profissionais legalmente habilitados. Por isso, quando a cobrança extrajudicial não produz resultados e é necessário instaurar uma ação declarativa, uma injunção ou uma execução, o patrocínio ou a representação judicial devem ser assegurados por advogado, de acordo com as regras processuais aplicáveis. A própria sociedade de cobranças deve informar o cliente sobre essa limitação.
A prática de atos para os quais a entidade não esteja legalmente habilitada pode configurar crime de procuradoria ilícita e a promoção ou publicidade de serviços correspondentes a atos próprios de advogados ou solicitadores, por entidades não autorizadas, pode igualmente constituir contraordenação.
A empresa também não pode apresentar-se como uma autoridade pública, seja de que natureza for, nem utilizar ameaças, intimidação ou outros meios ilícitos para obter o pagamento.
O que verificar antes de contratar
Antes de entregar a cobrança dos créditos a uma empresa especializada, devem ser realizadas algumas verificações, designadamente: o objeto social da empresa, a supervisão por advogado ou solicitador, o seguro e o código de conduta, e cuidado com o contrato que assinar.
Quanto ao objeto social da empresa, há que confirmar que consiste exclusivamente na negociação tendente à cobrança de crédito, já que se entende que uma empresa que trata a cobrança de dívidas como uma atividade meramente acessória ou secundária não cumpre os requisitos legais.
Quanto à supervisão por advogado ou solicitador, é importante verificar a respetiva identificação do responsável pela supervisão da atividade. A simples existência de um advogado externo, chamado apenas quando surge um processo judicial, não equivale, necessariamente, à supervisão da atividade exigida por lei.
É igualmente importante verificar se há seguro e código de conduta da empresa.
Deverá existir igualmente um código de conduta que preveja regras relativas ao sigilo, aos conflitos de interesses, à atuação dos trabalhadores e à prevenção de comportamentos intimidatórios ou ilícitos.
Por último, o contrato deve definir claramente os créditos abrangidos, os poderes conferidos, os limites dentro dos quais pode negociar, a necessidade de autorização prévia para conceder descontos ou acordar pagamentos faseados, o valor da comissão e a respetiva base de cálculo, os encargos adicionais, o tratamento dos pagamentos parciais, a periodicidade da prestação de contas, as condições de cessação do contrato, a responsabilidade por erros ou atuações ilícitas. Deve também ficar especialmente claro se a comissão incide apenas sobre os valores efetivamente recebidos ou também sobre acordos celebrados, reconhecimentos de dívida, compensações, devoluções de mercadorias ou pagamentos efetuados diretamente ao credor. O mesmo se diga relativamente ao destino dos pagamentos recebidos. Sempre que possível, os pagamentos devem ser efetuados diretamente ao credor. De outro modo, deve confirmar-se se são depositados numa verdadeira conta de clientes, separada das contas operacionais da empresa, e transferidos para o credor dentro de prazos previamente definidos.
Pedidos de pagamento aos credores
A empresa de cobranças irá comunicar com os seus clientes por escrito e mediante contactos pessoais.
Quanto à comunicação escrita, é importante analisar previamente os modelos de carta, de correio eletrónico ou de mensagens que a empresa se propõe a utilizar. As comunicações devem identificar claramente o credor, a origem e o valor do crédito, os juros e demais encargos reclamados, a data de vencimento, os meios de pagamento disponíveis e a forma de contestar a dívida ou de solicitar esclarecimentos. Devem ser evitadas comunicações que criem a falsa impressão de que já existe uma decisão judicial, uma penhora iminente ou uma intervenção de uma autoridade pública.
Quanto à comunicação oral, é importante garantir urbanidade e respeito pelo outro. Nesse campo, o código de conduta deve estabelecer regras claras quanto aos limites que não podem ser ultrapassados.
Proteção de dados pessoais
Frequentemente, está em causa a cobrança de dívidas de pessoas singulares. A transmissão de dados desses devedores deve, em especial, respeitar o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados. O contrato com a empresa de cobranças deve definir as responsabilidades de cada entidade, as finalidades do tratamento, as medidas de segurança, os prazos de conservação e as condições de restituição ou eliminação dos dados. Quando os dados não forem recolhidos diretamente junto do devedor, devem também ser cumpridas as obrigações de informação legalmente aplicáveis.
Prazos de prescrição
A entrega do processo a uma empresa de cobrança não suspende nem interrompe os prazos prescricionais. Nos termos gerais, a interrupção promovida pelo credor depende de citação ou notificação judicial que manifeste a intenção de exercer o direito, sem prejuízo de outras causas de interrupção legalmente previstas. Por isso, os créditos próximos da prescrição devem ser imediatamente analisados por um advogado.
Em síntese, as empresas de cobrança de créditos podem constituir uma solução útil para a recuperação extrajudicial de dívidas, sobretudo quando o credor não dispõe de recursos internos especializados.
A lei permite expressamente que determinadas sociedades negoceiem a cobrança de créditos e recebam pagamentos, mas sujeita essa atuação a requisitos de organização, supervisão profissional, proteção dos fundos, sigilo e prevenção de conflitos de interesses.
A escolha deve, por isso, ser precedida de uma verdadeira diligência sobre a empresa, os seus procedimentos e o contrato proposto.
É ainda necessário ter em atenção que o baixo valor da comissão não compensa uma atuação juridicamente irregular, a deterioração da relação comercial com o cliente ou o risco de os montantes recuperados não serem devidamente entregues ao credor.
Por último, seja na fase amigável, seja na contenciosa, nada substitui o trabalho de um escritório de advogados sério e competente.
Referências: Lei n.º 10/2024, de 19 de janeiro.
Controlo e Recuperação de Crédito 